Atatürk Cad. No: 174/1 Ekim Apt. K: 3 D: 5-6Alsancak İZMİR

Covid-19 Salgını İle Mücadele Kapsamında Alınacak Önlemler ile Arşivlenecek Belgeler Hakkında Bilgi Bülteni

A.  Giriş
Bilindiği üzere 2019 yılı Aralık ayında Çin’in Vuhan kentinde başlayan Covid-19 virüsünün neden olduğu ve dünyanın birçok ülkesine yayılan salgın 11 Mart 2020 tarihinde Dünya
Sağlık Örgütü (WHO) tarafından pandemi olarak ilan edilmiştir. Ülkemizde de salgının önlenmesi ve etkilerinin azaltılması amacıyla birçok alanda önlem alınmış olup ekonomik ve
sosyal açıdan çeşitli düzenlemeler yapılmıştır. Bu kapsamda Şirketler içerisinde de istihdamın sürekliliğinin sağlıklı ve güvenli bir çalışma hayatı içerisinde sağlanması amacıyla ciddi
önlemler alınması zarureti doğmuştur.
Önümüzdeki günlerde konuya ilişkin uyuşmazlıkların yaşanabileceği ve mahkemelere Covid-19 sebebi ile birçok başvurunun olacağı öngörülmektedir. İçinde bulunduğumuz sürecin
belirsizliği göz önüne alındığında şirketlerin konuya ilişkin olarak alabileceği bütün önlemleri süreç içerisinde alması ve belgelendirmesi ileride yaşanabilecek uyuşmazlıklarda taşıyacağı riski en aza indirmesi açısından önem arz etmektedir.

B.  Genel Olarak Önlemler ve Önerilerimiz
Covid-19 salgını ile mücadele kapsamında şirket içerisinde alınan önlemlere ilişkin yönetim kurulu kararı alınması ve alınan önlemlere ilişkin bilgi ve belgelerin arşivlenmesi tarafımızca tavsiye edilmektedir. Aşağıda alınması önerilen önlemler ile bu önlemlere ilişkin arşivlenmesi önerilen belgeler sıralanmıştır.
Bunlardan şirketiniz için uygun olanının seçilmesi ve seçilen önleme ilişkin yönetim kurulu kararı alınması önemlidir.

B.1. Genel Olarak İş Faaliyetleri
Önlemler:
➢ Covid-19 salgınından korunma ve alınması gereken tedbirleri içeren bilgilendirme broşürleri ve afişlerin hazırlanarak ortak alanlara asılması,
➢ Bilgilendirme ekranları ve üretim doruk ekranlarının da hızlı bilgi akışı için kullanılması
➢ Covid-19 risk değerlendirme tablosu ve alınması gereken tedbirlerle ilgili çalışma yapılması ve acil eylem planı hazırlanması ve güncel tutulması
➢ Uzaktan çalışma yapabilecek departmanlar ve kişiler için gerekli izinlerin düzenlenmesine ve teknolojik alt yapı hazırlanması
➢ Mümkün olduğunca az kişinin fiilen şirkette bulunmasının sağlanması
➢ Evden çalışma sürecine dahil olan çalışanlar için uzaktan çalışma talimatı/ uzaktan çalışma yönetmeliği hazırlanarak tebliğ edilmesi
➢ Kronik rahatsızlığı bulunan çalışanların, engelli çalışanların, 65 yaş üstü çalışanların, hamile çalışanların mümkünse evden çalışmaları, aksi takdirde izin verilerek işyerine
gelmemelerinin sağlanması
➢ Şirket içerisindeki tüm alanların viral tehditlere karşı uygun dezenfektanlar ile dezenfektasyon işlemlerinin acilen başlatılması
➢ Çalışanların kolayca ulaşabileceği noktalara alkol bazlı el dezenfektanları konulması, çalışanlara maske ve eldiven temin edilmesi
➢ Ortak alanlarda yer alan ve toplu şekilde kullanılan cihazların kaldırılması
➢ Hava yoluyla bulaşmayı engellemek amacıyla merkezi sistem klimaların kapatılması ve doğal yolla havalandırma sağlanması
➢ İşyeri hekimi tarafından gerekli görülen tüm vakalarda hastaneye sevk ve rapor uygulaması başlatılması, enfeksiyon şikayetleri olan çalışanlar için Sağlık Bakanlığı’nın ve işyeri hekiminin yönlendirmelerinin dikkate alınması
➢ İçişleri Bakanlığı, Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı ve diğer yetkili mercilerin bu süreçte yapacağı duyuru, tebliğ, genelge vb. bütün yasal mevzuatın takip edilmesi ve bütün çalışmaların bu yönde yapılması
➢ Covid-19 süreci ile ilgili çalışanlara tebliğ edilmesi gereken talimatların belirlenmesi ve eksik talimatların hazırlanması
➢ Şirket içerisinde sosyal yardım desteği uygulaması bulunmakta ise çalışanların bu süreçte ortaya çıkacak maddi ihtiyaçlarını rahat karşılamaları konusunda desteğin öne çekilmesi
➢ Özel Sağlık Sigortası uygulaması bulunmakta ise Covid-19 sebebiyle tedavi görecek, özel sağlık sigortası yapılan çalışanların masraflarının karşılanması için poliçe kapsamına dahil edilmesi
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ İş sağlığı ve güvenliği toplantı karar tutanağı
➢ Saha fotoğrafları
➢ İmzalı risk değerlendirme ve acil durum planı
➢ E-posta duyuruları
➢ Giriş-çıkış kayıtları
➢ Çalışanın imzası alınan talimatlar
➢ Çalışanlara imzalatılacak uzaktan çalışma yönetmeliği
➢ Satın alma faturaları, ürün diğer şirketlerimizden alındıysa teslim tutanağı
➢ Dezenfektasyon uygulaması yapan firmanın servis/hizmet formu
➢ Kolonya dağıtımı sırasında çekilen videolar
➢ Vaka varsa revir poliklinik defter kaydı
➢ Banka hesap hareketleri
➢ Sigorta şirketi ile yapılan anlaşmanın metni, sigorta poliçesi

B.2. Güvenlik Görevlileri, Stajyerler, Öğrenciler ve Çıraklar
Önlemler:
➢ Stajyer, öğrenci, çıraklar için okullarından alınacak görüş doğrultusunda gerekli izinler alınabildiği takdirde stajlarına/öğrenimlerine ara verilmesi
➢ İşyeri girişinde güvenlik personelleri tarafından uzaktan ateş ölçer ile tüm giriş yapan kişilerin vücut sıcaklıklarının ölçülmesi, 38 derece ve üstü ateşi olduğu tespit edilenlerin hastaneye yönlendirilmesi
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ e-posta duyuruları,
➢ yazışmalar
➢ izin kağıtları
➢ güvenlik görevlilerinin imzasının alındığı talimat

B.3. Seyahatler
Önlemler:
➢ Şirket faaliyetleri kapsamında yurt içi ve yurt dışına yapılacak tüm seyahatlerin durdurulması,
➢ Personelin özel nedenler ile gerek yurt içi gerek ise yurt dışı seyahati yapmamaları,
➢ Zorunlu olarak yurt dışına seyahat edecek kişilerin bağlı olduğu üst yöneticisinden onay alması ve şirketin İSG birimine bilgi verilmesi konusunda gerekli bilgilendirmelerin yapılması ve takibi ile bu kişilerin seyahat dönüşünde en az 14 gün boyunca çalışma alanına alınmaması
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ e-posta duyuruları,
➢ varsa iptal edilen uçak biletleri
➢ tur şirketleri ile yazışmalar,
➢ onay formlarının örnekleri

B.4. Etkinlikler
Önlemler:
➢ Şirket tarafınca düzenlenen veya personelin katılan tüm toplantı, eğitim, konferans, fuar katılımlarının ve etkinliklerinin iptal edilmesi
➢ Toplantıların mümkün olduğu müddetçe toplantıların online olarak gerçekleştirilmesi,
➢ Fiziki yapılması zorunlu olan toplantıların ise gerekli önlemler alınarak yapılması,
➢ Şirket içerisinde bulunan toplantı odalarının belirli aralıklar dezenfekte edilmesi
➢ Görevli iş yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanları tarafından bütün çalışanlara korona virüs tehlikesi ve korunma tedbirleri hakkında bilgilendirme yapılması, eğitimlerde sosyal mesafe kuralına riayet edilmesi
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ İş sağlığı ve güvenliği kurulu toplantı karar tutanağı,
➢ Şirkete gelen etkinlik katılımcılarına maske eldiven verilmesine dair teslim tesellüm tutanakları
➢ E-posta duyuruları,
➢ Temizlik çizelgeleri/ tutanakları,
➢ Sahadan fotoğraflar
➢ Eğitim katılım formları

B.5. Ziyaretler ve Kargolar
Önlemler:
➢ Dışarıdan şirket içerisine gelen ziyaretçi girişlerinin durdurulması,
➢ Çalışanların yapacağı ziyaretlerin iptal edilmesi
➢ Şirket içerisine arıza, malzeme temini vb. acil durumlar için gelen ziyaretçilerin girişte ateşlerinin ölçülmesi, maske ve eldiven teslim edilerek içeri alınmaları
➢ Şirkete nakliye için şöför ve sair kişilerin gelmesi durumunda gelen kişiler için bekleme salonu tahsis edilerek şirketin ortak kullanım alanlarına girişlerinin engellenmesi
➢ Şahsi kargoların teslim alınmaması ve gönderimlerinin yapılmaması
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ İş sağlığı ve güvenliği kurulu toplantı karar tutanağı,
➢ Mail yazışmaları
➢ Ziyaretçilere maske eldiven verilmesine dair teslim tesellüm tutanağı
➢ Saha fotoğrafları

B.6. Soyunma Odaları, Yemekhaneler ve Molalar
Önlemler:
➢ Yemekhanede açıkta servis edilen şeker, ekmek, tuz, karabiber, çatal, kaşık ve bıçakların ambalajlı olarak servis edilmesi, ortak kullanımın engellenmesi, su sebillerinin kullanımdan kaldırılarak ambalajlı su kullanılması
➢ Çalışanların kalabalık oluşturmaması için yemek ve mola saatlerinin yeniden düzenlenmesi ve çalışanların gruplar halinde yemeğe ve molaya çıkmalarının sağlanması, yemekhanede karşılıklı çapraz oturma düzenine geçilmesi, yemekhane zeminine sosyal mesafenin korunması için ilgili yönlendirici işaretlemelerin yapılması, çalışanların birer metre ara ile beklemesinin sağlanması
➢ Varsa soyunma odalarında teması azaltmak için soyunma sürelerinin artırılarak, kabinlerin aralıklı olarak kullanılması
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ iş sağlığı ve güvenliği toplantı karar tutanağı,
➢ sahadan fotoğraflar

B.7. Servisler ve Ulaşım
Önlemler:
➢ Tüm personel servislerinde sosyal mesafenin korunması için araç sayılarının arttırılarak tekli oturma düzenine geçilmesi,
➢ Araç içerisindeki herkesin maske kullanması,
➢ Personel servislerine toplu ulaşım ile gelen çalışanların, toplu ulaşım kullanmadan gelmeleri için güzergahların düzenlemesi
➢ Şirket bünyesindeki tüm servis araçları ve ortak binek araçlarının dezenfeksiyonun düzenli olarak sağlanması
Arşivlenmesi Önerilen Belgeler:
➢ İş sağlığı ve güvenliği toplantı karar tutanağı,
➢ Servis şoförlerinin imzasının alındığı talimat,
➢ Sahadan fotoğraflar

Saygılarımızla,
Gülaç Hukuk Bürosu

Leave a comment